1. INTRODUKSJON
I forbindelse med ditt medlemskap hos oss eller henvendelser om medlemskap og andre spørsmål vil vi behandle personopplysninger om deg.
Hvor ordene «vi», «oss» eller «våre» brukes i denne personvernerklæringen siktes det til Industri Energi med organisasjonsnummer 971 435 755. Vår adresse er Torggata 12, 0181 Oslo.
Med personopplysninger menes informasjon som kan knyttes til en fysisk person, eksempelvis opplysninger om navn, bosted, telefonnummer og e-postadresse. Med behandling siktes det til enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering.
Personvernerklæringen inneholder blant annet informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, for hvilke formål vi behandler dem, hvilke tredjeparter som er involvert, dine rettigheter og ikke minst hvordan vi sikrer den informasjonen vi har om deg.
Vennligst les vår personvernerklæring nøye slik at du får en klar forståelse av hvordan vi samler inn, bruker, beskytter eller på annen måte håndterer dine personopplysninger.
Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, er du velkommen til å ta kontakt med oss. Se kontaktinformasjon nederst i personvernerklæringen.
2. BEHANDLINGSANSVAR
Industri Energi er tilsluttet LO og vi har to hovedkontorer i henholdsvis Oslo og Stavanger. Med mindre annet er angitt her, er vi behandlingsansvarlig der personopplysningene blir samlet inn direkte fra deg som registrert. Dette innebærer at vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og informere deg om hvordan vi benytter personopplysningene dine.
Behandlingsansvarlig er personen som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes under slik behandling. Det er den behandlingsansvarlige som har det overordnede ansvaret for behandlingen av dine personopplysninger.
Industri Energi har en samarbeids- og integrasjonsavtale for ALT (administrative, ledende og tekniske stillinger) for levering av tjenester og goder til ALTs medlemmer. ALT er et selvstendig fagforbund som står utenfor LO og som har en egen hovedavtale og egne overenskomster. Når Industri Energi behandler personopplysninger tilhørende ALTs medlemmer gjøres dette i rollen som en selvstendig behandlingsansvarlig.
3. TILLITSVALGTE
For å utføre sitt arbeid har tillitsvalgte tilgang til personopplysninger om medlemmene de er ansvarlige for. De tillitsvalgte er forpliktet til å følge våre retningslinjer for behandling av personopplysninger.
4. FORMÅL
Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål knyttet til ditt forhold til oss. Under finner du en oversikt over formålene vi vanligvis behandler opplysningene for:
| a) | Administrering av medlemskap: Vi administrerer ditt medlemskap hos oss, verifiserer dine opplysninger, tilbyr deg tjenester, fremmer dine interesser, forbedrer vår drift og organisasjon samt kommuniserer med deg. |
| b) | Behandling av stipendsøknader: Vi behandler stipendsøknader i tråd med våre retningslinjer og kravene i bokføringsloven og trenger derfor å registrere enkelte opplysninger om deg. |
| c) | Bekrefte din identitet: Vi trenger å bekrefte din identitet og din bakgrunn og bruker blant annet din kontaktinformasjon til dette. |
| d) | Besøk: Hvis du besøker oss i våre lokaler i Torggata 15, Oslo, vil du bli bedt om å registrere deg med navn, virksomhet og kontaktopplysninger. |
| e) | Bokføring: Vi trenger å registrere og lagre en del opplysninger for bokføringsformål når dine personopplysninger er en del av grunnlaget for regnskapstransaksjoner. Dette gjelder typisk dine kontingentsrelaterte opplysninger, informasjon om helse og informasjon om støtte fra det offentlige. |
| f) | Håndtere klager og forespørsler: Vi trenger å behandle klager, varsler, advarsler og i forbindelse med arbeidsrelaterte tvister. Avhengig av situasjonen vil vi bruke opplysninger fra flere av kategoriene nevnt over for dette formål. Det samme vil være aktuelt ved henvendelser fra deg. |
| g) | Juridisk bistand: Vi behandler dine personopplysninger i forbindelse med juridisk saksbehandling. |
| h) | Innmelding og utmelding: Vi registrerer deg i vårt medlemsregister Compendia og håndterer evt. utmelding. |
| i) | Kommunikasjon: Vi benytter din adresse, e-postadresse og telefonnummer for å sende deg opplysninger om tariffoppgjør, fakturering eller annen informasjon av betydning for ditt medlemskap. Tilsvarende vil vi kunne benytte de samme opplysningene hvis du tar kontakt med oss. |
| j) | Kursdeltakelse: Vi gjennomfører og formidler kurs og utsteder kursbevis, samt vedlikeholder din kurshistorikk og bekrefter denne på forespørsel. |
| k) | LO Favør: Fordelsprogrammet LOfavør eies av LO og alle LO-forbundene, og driftes gjennom LOfavør AS. Gjennom LO Favør tilbyr vi våre medlemmer enkelte fordeler og tjenester som nødvendiggjør behandling av personopplysninger, eksempelvis forsikringsordninger hos Sparebank1 Forsikring. |
| l) | Nyhetsbrev: I forbindelse med utsendelse av nyhetsbrev fra vårt fagblad Magasinet Industri Energi utleveres e-postadresser til LO Media. For nyhetsbrev til tillitsvalgte og medlemmer deler vi dine personopplysninger til Mailchimp. |
| m) | Registervask: Med hjelp av LO Media gjennomfører vi jevnlig automatisk oppdatering av medlemsregisteret via Folkeregisteret, ved å benytte automatiske adressefiler for å oppdatere vårt register. Dette gjør vi for å sikre at våre medlemmers opplysninger er mest mulig korrekte og oppdaterte. |
| n) | Spørreundersøkelser: Vi vil med jevne mellomrom gjennomføre spørreundersøkelser. Vi bruker Enalyzer som verktøy ved slike undersøkelser, men vil også kunne benytte andre leverandører ved behov. Ved anonyme spørreundersøkelser vil det imidlertid ikke behandles personopplysninger. |
| o) | Uravstemninger: Vi gjennomfører uravstemninger i forbindelse med forhandlinger av tariffavtaler. Uravstemninger gjennomføres ved bruk av systemet Compendia. |
| p) | Utbetaling av stipend, refusjon av reiseregninger og utlegg mm., samt kontingentstrekk: Vi utbetaler stipend, refunderer reiseregninger, utlegg og økonomisk kompensasjon til deg. Vi trenger også å dele opplysninger om ditt medlemskap med din arbeidsgiver og motta trekklister fra vedkommende for å kunne foreta trekk for fagforeningskontingent. |
| q) | Verving: Vi behandler personopplysninger om medlemmer som verver andre. Vi deler disse opplysningene med vår leverandør Melings. |
Vi kan også behandle personopplysninger for andre formål enn de som er nevnt i denne personvernerklæringen, forutsatt at disse formålene er i samsvar med de opprinnelige formålene som personopplysningene ble innsamlet for.
5. KATEGORIER AV PERSONOPPLYSNINGER
For å oppnå formålene nevnt i pkt. 4 ovenfor vil kunne behandle personopplysninger om deg, inkludert, men ikke begrenset til:
| Ansettelsesforhold a) Arbeidsavtale b) Arbeidsgiver c) Arbeidssted d) Ansettelsesdato og data for stillingsendring e) Ansiennitet f) Lønn g) Stillingsprosent h) Tillitsverv i) Utdannelse j) Yrke/stilling |
| Fagforeningsmedlemskapet a) Betalingsinformasjon b) Datoer for innmelding og utmelding c) Fagforeningskontingent d) Fagforeningstilhørighet (behandles for å trekke kontingent hvis aktuelt) e) Inn- og utbetalinger f) Medlemsfordeler/forsikringer g) Medlemsnummer |
| Kontaktinformasjon og annen personalia a) Alder b) Adresse c) Fødselsdato/-personnummer/D-nummer d) Navn e) Privat e-postadresse f) Statsborgerskap g) Telefonnummer |
| Helseopplysninger a) Andre relevante dokumenter fra helserelaterte behandlere b) Journaler c) Sykdomshistorikk |
| Kurs- og konferansedeltakelse a) Kursopplysninger b) Medlemsnummer c) Navn |
| Refusjon av reiseregninger og utlegg a) E-postadresse b) Fødsels- og personnummer c) Kontonummer d) Navn e) Opplysninger om reise og opphold f) Telefonnummer |
| Registrering a) Adresse b) E-postadresse c) Navn d) Personnummer e) Telefonnummer |
| Stipendsøknader a) Kontonummer b) Kontaktopplysninger c) Kursopplysninger d) Medlemsnummer e) Navn f) Stipendsøknader g) Utgiftsdekning |
| Uravstemninger a) E-postadresse b) Medlemsnummer c) Mobilnummer d) Navn e) Stemmevalg |
| Verving a) Arbeidsgiver (eksisterende medlem og det vervede) b) Avdeling (eksisterende medlem) c) E-postadresse (vervet medlem) d) Medlemsnummer (eksisterende medlem) e) Navn (eksisterende medlem og det vervede) f) Telefonnummer (vervet medlem) |
Personopplysningene vil i all hovedsak innsamles fra medlemmet selv, medlemmets arbeidsgivere, arbeidsgivernes arbeidsgiverorganisasjoner, Det Sentrale Folkeregisteret (Skatteetaten) samt samarbeidende fagforeninger og offentlig tilgjengelige registre.
6. BEHANDLINGSGRUNNLAG
Vi behandler personopplysninger om tidligere og nåværende medlemmer samt personer som har søkt om eller vist interesse for medlemskap, i den grad det er nødvendig for å inngå eller oppfylle våre forpliktelser ved medlemskapet etter våre vedtekter og tariffavtaler, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
For behandling av medlemmers personopplysninger i forbindelse med spørreundersøkelser er vårt rettslige grunnlag todelt. Grunnlaget for utlevering av kontaktopplysninger til våre samarbeidspartnere er oppfyllelsen av medlemsavtalen med deg, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Grunnlaget for behandling av eventuelle personopplysninger som innsamles i forbindelse med slike spørreundersøkelser er medlemmets samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a).
Samtykke etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a) er også det rettslige grunnlaget for behandling av opplysninger tilhørende registrerte som kontakter oss via vår nettside eller på annen måte. Det er frivillig å avgi opplysninger til oss og ditt samtykke kan trekkes tilbake når som helst.
For behandling av opplysninger som tilhører de som besøker våre lokaler er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vi har en berettiget interesse i å sørge for tilfredsstillende sikring av våre lokaler og ivareta informasjonssikkerheten.
For øvrig behandler vi dine personopplysninger for å oppfylle de rettslige forpliktelser som påhviler oss, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav (c) og artikkel 9 nr. 2 bokstav b).
7. DINE RETTIGHETER
Som registrert har du følgende rettigheter:
| a) | Innsyn: Du kan be om en kopi av dine personlige data som vi behandler om deg. |
| b) | Dataportabilitet: Du kan be om å motta personopplysningene du har gitt oss eller å få dataene overført til en tredjepart, i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. |
| c) | Sletting: Du kan kreve at vi alle dine personopplysninger, med mindre vi er lovpålagt å beholde personopplysningene i en bestemt periode eller for øvrig har rett til å beholde opplysningene i medhold av lov. |
| d) | Informasjon: Du har rett til å motta informasjon om hvilke kategorier av dine personopplysninger som vi behandler og hvordan de behandles. |
| e) | Protestere: Du kan protestere mot vår bruk av dine personopplysninger for direkte markedsføring, inkludert profilering for direkte markedsføringsformål. Du kan også protestere mot å bli gjenstand for avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling, inkludert profilering, som gir juridiske følger som vesentlig påvirker deg. |
| f) | Retting: Du kan kreve at personopplysningene dine blir rettet eller supplert. |
| g) | Begrensning: Du kan be om at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger. |
Dersom du har samtykket til at vi kan behandle dine personopplysninger kan du når som helst trekke tilbake slikt samtykke.
8. LAGRING
Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene de ble innsamlet for, med mindre vi må lagre opplysningene i en lengre periode som følge av lov eller hvis vi har et særlig behov i forbindelse med eksempelvis klager eller krav som rettes mot eller av oss.
Lagringstiden vil variere, avhengig av hvilke kategorier og typer personopplysninger det gjelder. Når dine personopplysninger ikke lenger er nødvendig for formålene de er samlet inn for har vi prosedyrer for å ødelegge, slette eller konvertere personopplysningene til et anonymt format.
Alle opplysninger som anses for å være i allmenhetens interesse blir som hovedregel arkivert. Dette skyldes at arbeiderbevegelsens historie er en integrert del av norsk samfunnshistorie og det ligger i allmennhetens interesse at den bevares for historisk forskning og statistiske formål. Opplysninger som anses som bevaringsverdige blir overlevert til Arbeiderbevegelsens arkiv og arkivert på ubestemt tid.
9. TREDJEPARTER
Vi utleverer dine personopplysninger i den grad det er nødvendig for administrasjonen av vår drift og for å overholde gjeldende lovgivning. Vi utleverer medlemslister og kontigentfiler til arbeidsgivere og deres tillitsvalgte for å verifisere medlemskap i forbindelse med utnyttelsen av medlemsfordeler eller for å foreta kontingentstrekk.
Vi kan for øvrig utlevere dine personopplysninger til myndigheter og våre leverandører av medlemsfordeler, IT-systemer og tilhørende drift, lønns- og regnskapsrapportering, forsikring samt andre fagforeninger i LO, blant annet:
• Compendia
• Data Factory
• Dekode
• Enalyzer
• INVO
• LO Favør
• LO Media
• Mailchimp
• Melings
• Mobility
• Skatteetaten
• Sparebank1
• Studieforbundet AOF
• Visma
Alle tredjeparter som mottar personopplysninger fra oss er forpliktet til å behandle personopplysningene med fortrolighet og ivareta deres forpliktelser i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.
10. SIKKHERHET
Det er viktig for oss at dine personopplysninger er trygge. Vi sørger derfor for å opprettholde og bruke rimelige tiltak for fysisk, prosessuell og teknisk sikkerhet med hensyn til kontorene og informasjonslagringssystemene som er involvert i dine personopplysninger, for å forhindre tap, misbruk, uautorisert tilgang, utlevering eller endring av dine personopplysninger. Dette gjelder også vår bruk eller sletting av dine personopplysninger.
Dine personopplysninger finnes bak sikrede nettverk og er bare tilgjengelige for et begrenset antall personer som har spesielle tilgangsrettigheter til slike systemer og er pålagt å holde personopplysningene konfidensielle. Vi bruker datasystemer med begrenset tilgang i fasiliteter som bruker fysiske sikkerhetstiltak.
Hvis noen av våre ansatte misbruker personopplysninger, vil dette bli sett på som et alvorlig brudd som det kan iverksettes disiplinære tiltak for, inkludert oppsigelse. Hvis noen enkeltpersoner eller organisasjoner misbruker personopplysninger – gitt for å tilby tjenester til eller for oss – vil dette bli betraktet som et alvorlig problem som det kan iverksettes tiltak for, inkludert oppsigelse av en avtale mellom oss og vedkommende part.
11. INTERNASJONAL OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER
Dine personopplysninger kan overføres til og behandles i land innenfor EU/EØS.
12. ENDRINGER
Denne personvernerklæringen kan oppdateres fra tid til annen på grunn av endringer i vår behandling eller i gjeldende lov. Ved vesentlige endringer vil vi kontakte deg via de tilgjengelige kanalene per e-post.
13. KONTAKT
Hvis du ønsker å trekke tilbake ditt samtykke, gjøre gjeldende dine rettigheter vedrørende innsyn, informasjon, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet eller retten til å protestere mot behandling av personopplysninger eller hvis du har spørsmål eller forespørsler angående denne personvernerklæringen, vår behandling eller ønsker å sende inn en klage, vennligst kontakt oss på e-post adresse personvern@industrienergi.prod.dekodes.no.
Vi vil undersøke alle klager. Blir en klage funnet berettiget, vil vi ta alle rimelige skritt for å løse problemet. Du har også rett til å klage til Datatilsynet angående vår behandling av dine personopplysninger. For informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet, besøk Datatilsynets nettsted.
For å beskytte oss mot urettmessige forespørsler kan vi kreve å motta tilstrekkelig informasjon, slik at vi kan bekrefte at personen som sender forespørselen er autorisert til å gjøre det.