Rutinen skal utarbeides i samarbeid med ansatte og tillitsvalgte/verneombud, være skriftlig og minimum inneholde:
• oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
• framgangsmåte for varsling
• framgangsmåte for hvordan arbeidsgiver mottar, behandler og følger opp (saksbehandler) varsling

Varsling på arbeidsplassen

Grunnleggende prinsipper for gode varslingsrutiner er prinsippene om habilitet, konfidensialitet og kontradiksjon. Med habilitet menes at saksbehandlingen må være objektiv. Upartiskhet og objektivitet er helt nødvendig for at involverte parter skal oppfatte saksbehandlingen som rettferdig og akseptere konklusjoner. Et varsel om kritikkverdige forhold må håndteres konfidensielt. Kontradiksjon betyr at den det varsles om må få innsyn i og gis anledning til å uttale seg om påstander og bevis.

Er det forskjell på om en klage fra arbeidstaker fremmes som et «varsel» fremfor som en «klage»?

Innholdet, ikke formen, avgjør om en «klage» også er «varsling» slik at varslingsreglene gjelder. Varsling gjelder «kritikkverdige forhold». Påstander om dårlig ledelse og faglig uenighet anses ikke som varsling. Forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold, regnes ikke som varsling. Personalkonflikter og uenigheter om arbeidsavtalen omfattes dermed ikke av varslingsreglene.

Meldinger om lovbrudd, brudd på interne etiske retningslinjer eller den alminnelige standarden for etikk i samfunnet, anses alltid som varsling og utløser plikter for arbeidsgiveren og rettigheter for varsleren.

Krav til bevis av varselets innhold

Loven stiller krav om at varselet må være «forsvarlig». Alle negative forhold er ikke «kritikkverdige» i lovens forstand. I et varsel bør det fremgå hva som har skjedd, hvem som er involvert, hvor og når forholdet inntraff og om det har skjedd ved flere anledninger.

Eventuelle vitner og bevis eller dokumentasjon bør legges med om det finnes. De alminnelige bevisreglene gjelder også for varsling, herunder prinsippet om sannsynlighetsovervekt.

Plikten til å undersøke forholdene som anføres og ta stilling til bevisene og grunnlagene, tilligger arbeidsgiveren. Når varselet er gitt «forsvarlig» er det et forbud mot gjengjeldelse som følge av varslingen.